Préparer facilement un devis « papier »

Vous venez de créer votre entreprise ? Disons par exemple que vous êtes réparateur d’électroménager ou consultant (en sécurité informatique ou en bonheur …). Vous testez votre activité et vous ne souhaitez pas pour l’instant investir dans ce qui sera indispensable pour vous, à terme : une application intégrée de gestion, recommandée ou pas par votre cabinet d’expertise comptable…xxx

Voici quelques idées pour vous, qui devraient faciliter la production de devis papier (non numérisés), en complément de l’article précédent « Utiliser un facturier papier en 2021 ».

Un devis est-il obligatoire ?

Le devis n’est pas formellement obligatoire dans les textes lorsque le prix de ce que vous proposez est inférieur à 1.500 €. Concrètement, il est recommandé dès que le simple affichage du prix d’un produit ou d’une prestation ne suffit pas :xxx

• soit j’affiche le prix + quelques caractéristiques et, en se plaçant du point de vue du client, cela semble suffisant…

• soit la prestation ou le produit que je propose est complexe et personnalisé, et même si je peux donner un barème ou des indications générales, produire un devis (ou mieux, dans certain cas, un contrat) sera plus sécurisant, pour moi et le client.

Exemple pour quelques activités…

Non obligatoire

.Séance de psychothérapie comportementale - 45 mn – paiement dû si annulation moins de 48h avant la séance = 50 €
.Diagnostic sécurité informatique pour TPE – serveur, réseau interne, VPN, postes de travail, solutions logicielles, identification et mots de passe, sauvegarde, site, réseaux sociaux, paiements : forfait 349 € HT

Obligatoire

.Enduit monocouche en rénovation ≈ 20 € TTC/m2 – pour une évaluation personnalisée de vos besoins, demandez un devis
.Sécurité informatique pour votre entreprise/association/service public : diagnostic, proposition de plan d’action, mise en œuvre des solutions retenues – à partir de 549 € HT, demandez un devis.
.Cartes de visite personnalisées : 45 € HT pour une boite de 200 cartes classiques couleur sur papier mat. Pour des finitions particulières, du recto-verso, une quantité personnalisée ou une conception par notre designer, demandez un devis.
.Réparation gros électroménager : déplacement 30 € TTC intra-rocade, 39€ extra-rocade et 49 € extra-métropole ; tarif horaire 49€ TTC/h ; prévoir le cout éventuel de la pièce détachée à changer en plus – un devis vous sera proposé.

Le devis est une forme de contrat

Le devis décrit le produit ou la prestation à exécuter et estime le prix définitif. Il permet au professionnel que vous êtes et à votre client de sécuriser la transaction et de s’engager l’un envers l’autre.xxx

Il est aussi indispensable si vous demandez un acompte à la commande, sauf si vous optez pour l’élaboration d’un contrat avec votre client (document dont le poids juridique est supérieur au devis).xxx

Un devis préalable est légalement exigé pour les prestations suivantes, quel que soit leur montant :

• dépannage, réparation et entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison*
• Services à la personne si le prix mensuel ≥ 100 € TTC
• Déménagement
• Location automobile
• Prestations de santé de type optique médicale, appareillage auditif, chirurgie dentaire, chirurgie esthétique, pédicure et podologie

* Sont concernés (cf. arrêté du 24 janvier 2017) les travaux de raccordement, d’installation, d’entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers ; des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols.
Sont exclus de cette obligation les mises en service ou raccordements compris dans le prix d’un bien acheté, les contrats d’entretien, les contrats de garantie ou de services après-vente.

Quelles mentions dois-je impérativement inscrire dans le devis ?

Les mentions obligatoires foisonnent, et chaque loi de protection du consommateur en rajoute… Alors que souvent, les modèles ou même les applications fournies par les grandes boites de gestion ne sont pas vraiment adaptée…

D’où l’intérêt, parfois, de revenir au bon vieux devis papier !

Toutes les mentions obligatoires ou presque du devis…

Les mentions « générales »

• devis ! (ou devis modifié)
• + un numéro pour s’y retrouver…
• sa date de rédaction et la durée de validité de l’offre ;
• le nom, raison sociale et adresse de l’entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
• le statut et forme juridique de l’entreprise ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA
• le nom et adresse du client ;
• la date de début et la durée estimée des travaux ou de la prestation ;
• le décompte détaillé (et la description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire, ou/et le mode de calcul du prix si certaines prestations ne permettent pas de donner un prix exact ;
• éventuellement, les frais de déplacement ;
• les conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat (dont un acompte éventuel demandé à signature du devis) ;
• les garanties et assurances dont bénéficie le client ;
• un avantage fiscal ou social éventuel dont bénéficie le client ;
• la somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables ;
• la mention «devis établi avant l’exécution des travaux/ de la prestation »
• la mention à recopier à la main par le client : « Bon pour accord et exécution du devis »
• un espace pour la signature du client

Des éléments spécifiques à certains métiers

• commerçant = numéro au registre du commerce et des sociétés (RCS) suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
• artisan = numéro au répertoire des métiers (RM) + n° du département d’immatriculation ou n° Sirene pour un microentrepreneur
• déménageur = indication du volume du mobilier et du type de voyage prévu
• commerçant ou artisan important ou fabricant des objets soumis à l’éco-participation (écotaxe – meubles ou électronique par ex.) = numéro unique REP (responsabilité élargie du producteur)

À titre d’exemple, si vous travaillez dans le secteur du dépannage, réparation et entretien dans le secteur du bâtiment et de l'équipement de la maison, vous devrez rajouter : 
- le lieu d'exécution de l'opération, qui peut être différente de l’adresse du client ; 
- la mention : « Souhaitez-vous conserver les pièces, éléments ou appareils remplacés ? OUI □ NON □
- les coordonnées de votre assurance décennale et responsabilité civile, avec le nom de l’assureur, les prestations couvertes et l’espace géographique et temporel couvert par l’assurance

Des éléments particuliers, seulement si nécessaire

• le prix horaire ou forfaitaire de main d’œuvre ;
• les procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
• le caractère gratuit ou payant du devis (attention, si le devis est payant, le client doit en avoir été informé au préalable)**

** Dans certains secteurs, faire payer un devis est interdit : déménagement, optique médicale, service à la personne, location de véhicule, prestation funéraire, service ou matériel destiné à favoriser le retour à domicile des malades ou personnes handicapées. Au contraire, le devis peut être payant si vous investissez votre temps et votre savoir dans sa réalisation : il nécessite un déplacement sur place, une étude approfondie, un dessin pour comprendre le produit que vous proposez… Si vous choisissez de faire payer votre devis, vous pouvez proposer de soustraire son prix de la prestation effectivement commandée par votre client.

Ces indications sont générales, ensuite, chaque métier a ses obligations…

Nous vous conseillons de vous renseigner auprès d’un conseiller (syndicat professionnel, chambre de commerce, chambre des métiers, URSSAF…) pour plus de précisions.x

C’est compliqué de s’y retrouver, mais c’est votre engagement vis-à-vis du client. Plus le devis sera précis, plus votre client sera rassuré sur le produit, la prestation que vous lui proposez.  Et s’il le signe, il s’engage : il signe un contrat avec vous.

Mention indispensable si vous avez des conditions générales de vente

Quel que soit votre activité, si vous avez établi des conditions générales de vente (= CGV = commande, prix, délai, paiement, garanties, litiges… ), il est important de les donner avec votre devis et d’y faire référence dans le devis.

L’idéal est de rajouter une case à cocher avant la signature du client, qui dit : « en cochant cette case, je déclare avoir pris connaissance et accepté les conditions générales de vente (3 pages) annexées au devis« 

Pas toujours facile dans les modèles courant des applis de gestion ?Comment faire ? Poursuivez donc la lecture un peu plus bas.

Nous vous conseillons vivement d’élaborer des CGV, nous traiterons de ce sujet avec des exemples dans un prochain article…

Le devis papier en pratique

Si c’est plus pratique pour vous que le numérique, voici une solution dans la continuité de la solution « facturier papier + étiquettes » de notre précédent article.

Nous vous proposons de concevoir et imprimer sur papier un modèle de devis qui vous corresponde, en organisant le document pour que vous ayez le moins de choses possible à rajouter à la main.

Cela peut prendre, par exemple, la forme suivante :

Dans l’exemple ci-dessus, le devis a été personnalisé (couleurs, traits) pour coller au design de la carte de visite de l’artisan. La carte de visite scannée (ou l’image récupérée lors de la conception de la carte de visite) est insérée en haut à droite, juste avant les coordonnées de l’entreprise.xxx

Les mentions légales adaptées à l’artisan et au service produit sont réparties dans toute la page :

• Assurance décennale, en haut
• Délai, date, conditions de règlement, pénalités de retard, durée de validité, en bas à droite
• Case à cocher pour les conditions générales de ventes (données en annexe au devis) et mention « bon pour accord » du client, à recopier à la main, en bas à droite
• Mention « document établi avant l’exécution des travaux » et référence aux 4 pages des conditions générales de vente en pied de page, avec la pagination (page 1 sur 1 si une seule page, page 1 sur 2 si vous inscrivez quelque chose au dos du devis)

Les travaux réalisés par cet artisan sont souvent très similaire d’un chantier à l’autre, donc la prestation – répétitive – est détaillée dans le corps du devis, avec de la place pour un ajustement : adresse du chantier, désignation des travaux, type de finition, autre…, et prix bien sûr ! Le façadier que nous avons pris en exemple peut aussi rayer certaines mentions.

Sur cette base, et avec ces conseils, j’espère que vous pourrez réaliser ou faire réaliser avec l’aide d’un ami, un parent, un collègue, un devis « papier » adapté à votre situation. Vous pourrez le faire imprimer, et il sera votre meilleur allié pour dénicher des clients !xx

Utilisez vous un système de devis / factures papier ? S’il vous manque quelque chose, si vous avez de meilleures idées, dites-le-nous en commentaire. Nous y répondrons sans faute…
Au plaisir de vous lire (et d’écrire pour vous).xx

Pas et Xris

Sources et approfondissements :

• services-publics.fr : devis pour les professionnels
• Legalstart.fr : quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?
• Mon-entreprise-au-top.com : https://www.mon-entreprise-au-top.com/etablir-devis-prestation/