Des factures papier faciles quand vous lancez votre entreprise

Une solution transitoire plutôt sympa !

Vous venez de créer votre entreprise ? Disons par exemple que vous êtes façadier ou réparatrice d’électroménager… Vous testez votre activité et vous ne souhaitez pas pour l’instant investir dans ce qui sera indispensable pour vous, à terme : une application intégrée de gestion et un contrat avec un cabinet d’expertise comptable…

Le bon vieux facturier Exacompta est fait pour vous !

Eh bien oui, d’une part il existe toujours, d’autre part c’est toujours autorisé*.

Quel que soit votre statut d’entreprise – microentreprise, eurl, sarl… – l’obligation de traçabilité des factures ne vous empêche pas d’utiliser le papier. Il faut simplement que vos factures soient numérotées (ok avec le facturier), que vous en gardiez trace (ok), et que vous indiquiez bien sur chaque facture toutes les mentions légales (dont certaines sont liées à votre profession).

Nous allons y revenir……

*Pour les entreprises soumises à la TVA, cette solution est provisoire, car l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoie la généralisation de la facturation électronique. Sa mise en place est progressive : d’abord en 2024 pour les grandes entreprises, puis, à partir de 2026, pour les TPE et les PME.

Quels avantages pour une facture papier ?

>> Simplicité, adaptabilité, pas de prise de tête avec la connexion internet de l’ordi /tablette/téléphone…

>> Peut-être sans le savoir, vous devenez « digitalo-résistant »  et surtout « numérico-résilient » : c’est-à-dire que si l’internet mondial crashe, pour quelques heures ou quelques jours, ou qu’un virus (informatique, c’est-à-dire une bébête très désagréable mais pas mortelle) prend en otage vos concurrents, vous, vous continuez tranquillement à bosser (du moins pour quelques semaines…).
Pour la cohérence, essayez d’acheter le facturier dans votre magasin local de fournitures de bureau et pas sur Amazon…

>> Cela vous laisse le temps d’attendre votre saison creuse pour vous former sérieusement, si vous en avez besoin, à l’informatique.
Regardez donc du côté des excellentes formations de base dispensées par votre chambre des métiers / de commerce / URSAAF… Ou, si vous n’avez pas encore, ou plus accès pour l’instant, à des formations « gratuites » (« zut », pensez-vous, « j’aurais dû le faire quand j’étais encore salarié·e/chômeur·se… »), vous pourrez embaucher pour quelques heures un informaticien pro (et pas votre cousin ou belle-sœur), pour une remise à niveau / révision ciblée des fondamentaux du digital : choisissez-le sur ses qualités de pédagogues plutôt que sur ses qualités techniques…

Quels inconvénients ?

Well, well (= je me gratte la tête en anglais)

>> Un petit air désuet pour le client, mais votre bagout, votre look pro et et propret et surtout le travail impeccable que vous avez réalisé compenseront…

>> L’ennui (et le temps) de devoir remplir ce machin à la main (mais on va ci-dessous vous faciliter la vie avec notre astuce sympa).

Tout est plus facile avec des étiquettes…

Pour éviter du temps perdu, nous vous proposons de créer une planche d’étiquette avec toutes les choses que vous devez écrire systématiquement sur la facture.

C’est-à-dire :

• vos coordonnées (logo, adresses, statut, n° SIRET et TVA….)
• la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les microentreprises sans TVA
• la référence au devis (si devis il y a…)
• la référence au médiateur (indispensable pour tous ceux et celles qui travaillent pour des particuliers, nous en parlerons dans un prochain article…)
• la date de réception des travaux et la police d’assurance décennale pour ceux qui travaillent dans le bâtiment
• etc.

Référez-vous à un de nos prochains articles pour les mentions obligatoires.
En attendant ce décryptage, vous pouvez utilement visiter la page officielle du gouvernement français sur ce sujet.

Les étiquettes pour facture en pratique

Conseils

• Achetez (toujours dans votre magasin local, il faut s’entraider…) des planches d’étiquettes « totale » (pas d’étiquettes préformées)  format A4 ; c’est plus simple et plus facile de les concevoir ainsi, adaptées à vos besoins. Vous les découperez vous-même.
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• Trouvez un copain, voisin ou parent muni d’une imprimante correcte, d’une certaine capacité à utiliser un logiciel de traitement de texte de type Word ou Writer et sachant créer un « tableau », et, surtout, de la volonté de vous aider (mais, vous le savez, le besoin de contribuer, le plaisir à aider quelqu’un d’autre est fortement ancré chez les humanoïdes …)
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• Attrapez des ciseaux et la liste de vos mentions répétitives*
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• Créez un tableau de 2/3 colonnes et quelques lignes qui forment des « cellules » (au départ de la même taille) ; insérer vos textes et images ; ajustez la taille de la cellule pour que ça fonctionne bien (taille de la police de caractère, taille de la place que vous consacrez à ce sujet dans la facture…) ; organisez votre page, copiez et collez plusieurs fois les cellules finalisées
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• Et obtenez une belle planche d’étiquette comme celle montrée en exemple ci-contre (mieux vaut tester en imprimant sur du papier normal, découper, placer sur la facture et essayer d’écrire pour savoir si tout est ok).

Apposer les étiquettes sur le facturier papier

Regardez notre exemple. Il suffit de trouver l’espace pour chacune des mentions.

Conseils

Si vous faites référence à un devis, vous n’avez pas besoin d’écrire ensuite à la main toutes les prestations détaillées sur la facture, mais seulement un résumé (voir l’exemple ci-contre de facture finalisée).

Sinon, prévoyez aussi une planche d’étiquette avec la description de vos prestations habituelles, que vous pourrez placer dans la grande colonne centrale de la facture, éventuellement avec des espaces à remplir, du genre :

[ Exemple pour une prestation de reliure : ]

Réfection de la reliure de ……………………………..
finition cuir / cuir végétal / papier (rayez)
coloris ……………………………………………….

Bien sûr, cette solution s’intègre bien dans un système « tout papier », c’est-à-dire avec un devis papier (pour ceux qui en ont besoin) à compléter à la main et un tableau de gestion simple.

N’hésitez donc pas à aller consulter notre article « Préparer facilement des devis « papier »« .

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Pour finir…

En suivant ces conseils, notamment utiliser des étiquettes pour vous faciliter la vie, vous serez satisfait·e de cette solution transitoire qui vous permet de respecter la législation française en vigueur, de gérer simplement votre quotidien et vous prépare en douceur à ne solution plus numérique.

Avez-vous d’autres astuces pratiques à partager ?

Avez-vous testez des étiquettes, pour des factures ou autre ?

Avez-vous des questions ?

Au plaisir de vous lire (et d’écrire pour vous)…

Pas et Xris—

>>> pour approfondir

• Factures : quelles sont vos obligations ? (BPI France création)
• Autres solution : Un facturier Excel pour auto-entrepreneur (gratuit – Wikicréa)