Quand vous créez votre micro entreprise, il est important de calculer la rentabilité de son activité, de respecter ces obligations légales mais également de devenir indépendant sur la gestion de votre activité.
Une des solutions les plus pratiques est d’utiliser une application de compta/gestion simple et efficace.
Cela demande juste quelques compétences de base en informatique, la connaissance de certains termes du domaine compta/gestion, et un peu de bon sens.
Oui, mais voilà, les applications web de gestion se développent à grande vitesse en ce moment, comment choisir celle qui vous est le plus adaptée ?
Pour des précisions sur comment tenir votre compta, vous pouvez consulter notre article l’expert-comptable est-il la solution de tous mes problèmes de compta ? (2/2)…
–Que doit faire la solution informatique pour vous aider ?
Révisons ensemble rapidement les obligations comptables d’un micro entrepreneur :xx
- facturer avec une solution conforme à la loi antifraude à la TVA si vous êtes assujettis à la TVA (numérotation, impossibilité de supprimer une facture finalisée, etc.)
- tenir un livre des recettes, c’est-à-dire réunissant l’ensemble des sommes encaissées par l’entreprise (ventes, remboursements…)
- tenir, pour certaines activités (vente de marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, prestations d’hébergement) un journal des achats, qui liste les dépenses de fonctionnement de l’entreprise
Ce seront donc les fondamentaux à trouver dans l’application que vous choisirez.
Mais vous pouvez aussi repérer les « + » bien pratiques pour la gestion au quotidien :
- alerter en cas de franchissement des seuils (application de la TVA ou sortie du régime de micro-entrepreneur)
- permettre de facturer la TVA quand vous dépassez le seuil,
- proposer le suivi de la trésorerie en lien votre compte bancaire professionnel,
- offrir une connexion pour faire votre déclaration URSSAF mensuelle ou trimestrielle,
- mettre à votre disposition des indicateurs d’activité pour vous permettre de faire des choix : examen de votre seuil de rentabilité, pertinence de conserver ou non l’abattement fiscal… (nous traiterons d’ailleurs ces sujets importants dans un prochain article).
Attention : nous vous conseillons de vous méfier des gadgets clinquants de certaines solutions (tableaux de bord, graphiques) qui ne pourraient ne pas être adaptées : si le produit est surdimensionné par rapport à vos besoins, vous pourriez vous noyer…
Il existe de très nombreuses solutions conçues pour la tenue de la comptabilité et la gestion des petites entreprises, mais pas toujours aussi simples et adaptées à la microentreprise que l’on pourrait le croire dans les présentations publicitaires.
Globalement, toutes les solutions des leadeurs de l’informatique de gestion de type SAGE, EBP ou CIEL sont adaptées aux PME-PMI ou aux grandes entreprises, mais ne sont pas pour vous… (trop compliqué)
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6 solutions moyennement intéressantes…
Parmi les produits qui se vantent d’être conçus pour les micro entrepreneurs, nous avons analysé :
Quickbooks
Existe en trois versions, qui permettent de s’adapter à l’évolution de la taille et du statut de votre entreprise. Respecte la législation. Propose toutes les fonctionnalités nécessaires à un micro-entrepreneur dans sa version Start sauf le scan et reconnaissance automatique des factures. Propose un accès gratuit pour votre expert-comptable. Ne propose pas d’essai gratuit.
Bilan : aujourd’hui c’est l’application que nous utilisons, dans sa version TPE. Elle est disponible sur ordinateur et sur smartphone, on peut facilement récupérer ses comptes bancaires. Concernant la facturation, cela fonctionne bien même si c’est un peu limité en graphisme. le service de maintenance est très réactif….
Indy (ex Georges)
Solution spécialisée pour les professions libérales. Conforme à la législation. Propose l’intégration de vos factures d’achats scannées. Ne propose pas de module devis/facture.
Bilan : ne pas pouvoir émettre de devis/facture rend Indy inadapté à certaines activités. Si vous n’en avez pas besoin, vous pouvez tester…
Macompta.fr
Intéressant pour sa modularité : on peut choisir seulement les modules qui nous intéressent (facture ou facture + compta ou paye, etc.). Conforme à la législation. Permet facilement une évolution de statut au moment du passage de seuil. Donne une liste des experts-comptables travaillant avec cette application.
Bilan : surdimensionné pour un microentrepreneur, mais sa modularité peut vous intéresser.
ComptaAE
Intéressant. Respectueux de la législation. Développé par un des principaux cabinet d’expertise comptable.
Attention l’application va disparaitre et sera remplacée à partir du 31/12/2022
Bilan : ok si vous avez un expert-comptable et qu’il l’utilise, sinon mieux vaut un produit indépendant.
AE-Gestion
Simple d’utilisation. Environnement est un peu vieillot. Existe en versions spécialisées : garage automobile, coiffeur, manucure, bâtiment. Pas de mention du respect de la loi antifraude.
Bilan : ce dernier point est important si vous payez la TVA. À éviter pour l’instant.
Gestan
Très – trop – complet. Adapté plutôt pour une entreprise PME-PMI.
Bilan : trop complexe pour l’instant si vous êtes micro entrepreneur ; à garder en tête quand vous vous développerez…
Nota : tous ces produits ont un coût. Il existe aussi des solutions gratuites et simples pour faire seulement vos devis et factures, mais qui ne vous aident pas pour votre compta, ni pour votre gestion. Elles sont toutefois utiles dans certains cas, à vous de voir… Vous pouvez par exemple utiliser facture.net. Cela fait le job !
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2 solutions bien adaptées que nous avons testées pour vous
Deux applications sont sorties du lot : nous les avons testées pour vous de manière approfondie. Toutes les deux sont compatibles avec la loi antifraude à la TVA et permettent de gérer la TVA dès le passage de seuil. Lors du paramétrage de chaque application, vous pouvez insérer un logo et créer votre modèle de devis et de facture.
FreeBE
Créé pour les freelances. Adapté au micro entrepreneur quel que soit le secteur d’activité. Propose une application sur smartphone.x
Menu trésorerie :
permet de télécharger les relevés bancaires et de faire le lien entre les recettes et les achats de manière simple et sécurisée. Si vous ne souhaitez pas faire ce lien, il est toujours possible de passer à une saisie manuelle des recettes et des dépenses (ça vous prendra beaucoup plus de temps !). Permet d’affecter les dépenses à des catégories types (non personnalisables pour l’instant).xx
Menu documents : ici on peut créer des modèles de devis et facture clients au moment du paramétrage du logiciel. Attention il n’est possible de créer qu’une seule facture d’acompte.
Ici on stocke également les factures d’achats scanné et enregistré en trésorerie.
Menus clients et prestation : permettent de gérer votre fichier client et votre liste des prestations. Une seule saisie suffit et l’on peut réutiliser à loisir…
Vous pouvez éditer le livre des recettes et des achats. Il existe une fonction de planification et de calcul de temps passé sur un dossier client.
L’application calcule le montant de la déclaration URSSAF et propose un lien direct vers le site officiel des micro entrepreneurs. Il existe des alertes de passage de seuil.
Conclusion après notre test
FreeBE est un outil simple d’utilisation avec des fonctionnalités complètes (devis, factures, achats, banque). L’aide en ligne est bien faite, le service client, par message, répond rapidement.
Produit vraiment bien adapté au micro entrepreneur.
Seul point faible = catégories de dépense peu adaptées à toutes les activités et non personnalisables ; mais c’est un détail.
Vous bénéficiez de 30 jours gratuits et ensuite l’abonnement annuel coute 84 € pour un paiement en 1 fois ou 132 € pour un paiement mensuel.
NeedMe
Simple et intuitif : il est facile de comprendre comment il fonctionne sans formation. Modulable en fonction de votre activité.XX
Menu devis/ facture : vous pouvez créer des clients et des dossiers/chantiers. Intègre l’envoi du devis ou des factures par mail avec un message type modifiable qui s’adapte au contenu de votre devis. Génère les factures d’acompte et les factures de solde à partir d’un devis. Le menu est en lien avec les menus clients et dossiers.XX
Menu activité : possibilité de créer des recettes indépendantes de vos factures et de saisir les dépenses et cotisations. Vous pouvez créer des dépenses régulières (loyer, abonnement de téléphone…). Il existe seulement 4 catégories de dépenses. Permet d’imprimer le livre des recettes et le journal des achats.
Propose un lien pour vous connecter au site officiel des autoentrepreneurs afin de faire votre déclaration mensuelle ou trimestrielle. Si vous êtes à jour dans la saisie de vos recettes, calcule le montant à déclarer à l’URSSAF.XX
Menu tableau de bord : affiche le montant sur 12 mois de votre chiffre d’affaires mensuel, les dépenses mensuelles, les bénéfices ou pertes mensuelles. Informe sur le passage ou non de seuil pour la facturation de TVA ou le plafond du statut d’autoentrepreneur. Met en évidence les devis en attente de validation, les factures à encaisser et les règlements restant à percevoir.
Conclusion après notre test
Très simple d’utilisation. Assistance en ligne sous forme de tchat en cas de problème.
Points faibles = ne permet pas de récupérer le relevé de compte bancaire, donc de vérifier ses comptes et ne laisse que 4 possibilités de classement des dépenses, et encore non personnalisables, ce qui est un peu juste en termes de gestion.
Idéal pour des personnes n’ayant quasiment aucune connaissance en comptabilité et en informatique.
Vous bénéficiez de 30 jours gratuits et son prix est soit 5 € par mois, soit 15 € par trimestre ou 60 € par an sans autre engagement.
Nous espérons que cet article vous aura intéressé et vous aura permis de vous repérer dans la nébuleuse des solutions web de compta-gestion. N’hésitez pas à nous apporter votre avis d’utilisateur.
Au plaisir de vous lire (et d’écrire pour vous).
Pas et Xris
>>> pour approfondir
- https://independant.io/comparateur/logiciel-comptabilite/
- https://aide-creation-entreprise.info/Logiciel-gratuit-autoentrepreneur
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