Gérer efficacement votre liste de choses à faire

Vous oubliez des échéances, vous ne savez pas par où commencer dans les mille choses que vous avez à faire, à la fois dans votre vie d’entreprenant·e et votre vie privée ? Vous avez touché du doigt les limites de la to-do liste (= liste de choses à faire…) ? Pourquoi ne pas essayer Meistertask ?

Meistertask mérite de figurer dans votre système de productivité, c’est-à-dire l’ensemble de routines et d’outils que vous utilisez pour faciliter :—

• le passage à l’action (si vous avez tendance à remettre à demain…),
• le choix de la tâche juste à faire à un moment précis,
• la réussite concrète de vos objectifs,
• la détente mentale (et physique), parce que vous savez quoi faire et pourquoi !

Organiser ses tâches avec une application d’organisation

Meistertask est un gestionnaire de tâches en ligne très sympa créé par la société allemande MeisterLabs, qui propose aussi l’application de carte mentale Mindmeister (pour organiser ses idées – les deux applications sont connectables).

Le principe de base est un tableau paramétrable, qui vous permet de visualiser  8 colonnes (maximum) et de faire passer les petits blocs qui représentent vos tâches d’une colonne à l’autre.

Ainsi, vous pouvez vous inspirer de la méthode Kaban (utilisée par Toyota depuis les années 60 jusqu’à aujourd’hui)  et créer 3 colonnes : « à faire », « en cours », « fait ». Plus une colonne  « idées », très utiles pour stocker des « précurseurs de tâche », comme le conseille mon mentor Julien Guénat (lien vers son article bien plus complet que le mien vers la fin…).—

Concrètement, vous créez des projets ou des groupes de projets. Par exemple, pour la bouée pro, nous avons créé 4 groupes :

• blog
  • création de contenu
  • création et maintenance blog
• clients
  • xxx
  • yyy
  • zzz
• procédures
  • internes
  • com’
  • gestion
  • organisation
• prospection clients
  • réseaux
  • actions

Puis vous créez des tâches.

Pour chaque tâche vous pouvez paramétrer :

• titre
• sous-titre
• personne à qui l’affecter (si vous travaillez à plusieurs)
• étiquettes
• date butoir
• commentaires, qui permettent de retrouver et partager des annotations directement dans la tâche (sans avoir besoin d’envoyer mail ou message)
• pièces jointes

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Un menu complémentaire permet de déplacer la tâche dans un autre projet ou de la dupliquer, etc.

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Visualiser son planning de tâches

Dans le tableau de bord sont affichés par défaut la vue de vos projets. Mais vous pouvez choisir la vue « agenda », dont les colonnes sont aussi paramétrables.–

Dans dans la colonne la plus à gauche se stockent toutes les tâches affectées. A vous de les déposer alors dans les colonnes.

Par exemple pour nous : focus, aujourd’hui, demain, semaine à venir, plus tard, fini !
Tout est coordonnable avec l’agenda de Google.

Le plus : on peut mettre en couleur les colonnes, les tags, rajouter de petites icônes (choix limité, mais sympa).

Petite astuce (et mini bémol sur l’ergonomie de l’application) : quand on commence à utiliser meistertask, on a tendance, quand on a ouvert une tâche pour la modifier, à cliquer sur le bouton bleu bien voyant « terminer » quand on pense avoir fini les modifs. Erreur ! cela archive la tâche. Il fallait seulement la fermer avec la croix de droite. Croyez-moi, vous allez faire cette erreur de manip'. Mais ce n’est pas grave, on peut récupérer la tâche en ouvrant le petit menu de droite et en cliquant sur « restaurer ». Ouf !

C’est vraiment le seul reproche que je peux faire à l’appli, qui est réellement super simple et géniale. Pascale et moi sommes encore loin d’en avoir exploré toutes les possibilités… On peut compter son temps, créer de check-listes…

En fait, c’est tellement simple et modulable qu’on peut sans doute l’utiliser pour bien plus que gérer ses tâches et ses projets. A vous d’inventer…

Chut ! ne le dites pas... : pour l’instant, alors que nous travaillons sur le projet de la bouée à deux, nous n’avons souscrit qu’un seul compte (pro, donc payant !). Nous utilisons les étiquettes des tâches pour les affecter soit à Christine, soit à Pascale.

Vous trouverez sur Apple store ou Google play la version pour smartphone, pareillement bien conçues..

En parallèle, pour gagner en efficacité, vous pouvez lire
notre article « être plus efficace avec une tomate » !

Application d’organisation concurrentes : Trello, Asana
Nota – mieux vaut essayer une application jusqu’au bout avant d’éventuellement en tester une autre…

Meistertask est à tester donc !
Version gratuite limitée à 3 projets.
Pour la version pro, nous avons payé moins de 120 € pour 1 an.

J’espère vous avoir donné envie d’en savoir plus, et je vous conseille, si c’est le cas, d’aller vous plonger dans l’excellent article de Julien l’organisologue sur le sujet ! (offre aussi une réduction de 10% sur la version pro – à trouver en fin d’article).

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Et vous, qu’utilisez-vous pour vous organiser ? Faites-nous part de votre expérience !
Au plaisir de vous lire (et d’écrire pour vous)…

Pascale & Christine